Estimador en plantilla o externalizar la estimación: cuándo compensa cada opción

La pregunta aparece siempre en el mismo momento: la empresa empieza a dejar licitaciones sin presentar. Alguien propone contratar un estimador en plantilla y otro contesta que sale más barato externalizar la estimación. Lo que casi nunca se hace es la cuenta completa, y es una cuenta que se puede hacer con los números que ya tienes en la contabilidad.

Esto no va de si hay que medir bien. Eso se da por supuesto, y lo que pasa cuando no se hace lo repasamos en los peligros de un mal presupuesto de obra. Va de cómo pagar esa capacidad: con un coste fijo anual o con un coste variable por proyecto. Son dos estructuras de coste distintas y cada una falla de una manera distinta.

No es una decisión de personal: es una decisión de estructura de costes

Un estimador en plantilla es coste fijo. Se paga igual el mes en que presentas nueve ofertas y el mes en que presentas una. Externalizar es coste variable: se paga por proyecto y desaparece cuando no hay proyecto. Dicho así parece que gana el variable, pero el fijo tiene una ventaja que el variable no tiene nunca: cuanto más lo usas, menos cuesta cada unidad.

Por eso la pregunta útil no es cuál es más barato, sino otras tres encadenadas: cuántas licitaciones haces al mes, cuánto varían de un mes a otro y qué parte de ese puesto es medir y valorar frente a todo lo demás.

Y conviene tomársela en serio, porque la oficina técnica es justo donde el sector menos ha avanzado. Según el McKinsey Global Institute (2017), la productividad laboral de la construcción creció de media solo un 1% anual durante dos décadas, frente al 2,8% del conjunto de la economía y el 3,6% de la industria manufacturera. En Estados Unidos, Goolsbee y Syverson (2023) señalan que, con los datos brutos del BEA, el valor añadido por trabajador del sector era en 2020 un 40% inferior al de 1970. Decidir cómo se estima no es administración: es una de las pocas palancas de productividad que quedan sin tocar.

Lo que cuesta de verdad un estimador en plantilla

La fórmula, no el salario

El salario bruto es la parte visible y la más pequeña. El coste anual del puesto es la suma de:

• Salario bruto, con pagas extra.
• Cotizaciones sociales a cargo de la empresa.
• Herramienta: licencias de medición, base de precios actualizada, visor de planos y equipo informático.
• Formación y tiempo de puesta al día, que en estimación no es opcional.
• Estructura: espacio, sistemas y la parte de administración y dirección que consume.

Un ejemplo hipotético, con las cuentas a la vista

Pon el sueldo de tu mercado; aquí usamos 45.000 € brutos anuales como cifra hipotética para que se vea la mecánica. Con unas cotizaciones a cargo de la empresa del 32% son 14.400 € más, y el coste sube a 59.400 €. Suma 4.000 € de licencias, base de precios y formación: 63.400 €. Suma 2.600 € de equipo, espacio y estructura: 66.000 € al año.

Esa es la cifra que hay que comparar, no los 45.000 €. Y es fija: se paga en enero y en agosto, con la cartera llena y con la cartera vacía.

Cuántas licitaciones caben en una persona

Horas productivas, no horas de convenio

Una jornada anual ronda las 1.720 horas (hipótesis de trabajo). Descontando formación, reuniones, visitas a obra, consultas del jefe de obra y tiempo muerto —un 25% conservador— quedan unas 1.290 horas de medición y presupuesto de verdad. Con los 66.000 € del ejemplo, la hora productiva sale a 51 €.

Medir un gremio desde plano, con descompuestos y comprobado, puede llevar de 8 a 20 horas según el tamaño y la calidad del proyecto. Tomando 14 horas de media, una persona saca unas 92 licitaciones al año: entre siete y ocho al mes. Ese es el techo, y se alcanza antes de lo que parece.

Los picos y la oferta que no llegó a salir

El problema no es la media: es la varianza. Las licitaciones no llegan repartidas. Llegan cuatro la misma semana, con la misma fecha de entrega, y luego hay quince días vacíos. Un departamento dimensionado para la media va sobrado media temporada y se ahoga la otra media.

Y la oferta que no sale no aparece en ninguna cuenta de resultados. Ejemplo hipotético: si ganas una de cada seis ofertas y cada obra deja 25.000 € de margen de contribución, las seis que no pudiste presentar en un trimestre cargado equivalen a una obra ganada, 25.000 €. Es más de un tercio del coste anual del puesto del ejemplo, y no lo ve nadie.

El punto de equilibrio: cuánto puedes pagar por licitación

Divide el coste anual del puesto entre las licitaciones que presentas al año. El resultado es lo que te cuesta cada una y, a la vez, el precio máximo que tiene sentido pagar por encargarla fuera.

La tabla dice dos cosas incómodas. La primera, que por debajo de cuatro o cinco licitaciones al mes el coste por oferta se dispara. La segunda, que ni a pleno rendimiento baja mucho de los 700 €, porque en cuanto se pasa el techo hay que contratar otra vez y el coste unitario vuelve a subir antes de volver a bajar.

Nuestra referencia publicada es de 250 a 400 € por el presupuesto de un gremio y de 800 a 1.000 € por una obra completa con todos los gremios, como detallamos en los servicios de mediciones y presupuestos. Sitúalo en la tabla y sabrás en qué fila estás.

Lo que compra el coste fijo y no compra el precio por proyecto

Hay que ser honesto: comparar los 717 € de la tabla con los 250-400 € de un encargo externo no es comparar lo mismo. Un estimador en plantilla no solo mide. También:

• Cierra la compra con subcontratas y proveedores y nivela ofertas que no vienen medidas igual. Revisarlas bien es otro oficio, y lo desglosamos en cómo revisar el presupuesto de un contratista.
• Valora modificados y precios contradictorios con la obra en marcha y el reloj corriendo.
• Conoce los rendimientos reales de tus equipos, que casi nunca son los de la base de precios.
• Devuelve el coste real de las obras terminadas al presupuesto de las siguientes.
• Está disponible a las ocho de la mañana cuando llama el jefe de obra.

Nada de eso lo cubre un precio cerrado por proyecto, y quien diga lo contrario te está vendiendo algo. La pregunta correcta es qué parte del puesto es ese trabajo y qué parte es medir y valorar, que es lo único que se puede comprar por unidad.

Los dos riesgos que no aparecen en la nómina

Que esa persona se vaya

Cuando la estimación depende de una sola cabeza, con ella se van la base de precios a medio actualizar, los criterios de medición que nunca se escribieron, el histórico de rendimientos y la relación con los proveedores. Y se va en el peor momento, porque nadie dimite en temporada baja. No tenemos un dato verificado del coste de reponer ese puesto, así que lo dejamos en lo que es: un riesgo de concentración que no se tapa con dinero, sino con método escrito y con una segunda persona, dentro o fuera, capaz de hacer el trabajo.

Que nadie revise su trabajo

Un estimador solo no tiene con quién contrastar, y el coste del error sí está medido. Según Arcadis (2025), los errores u omisiones en los documentos del contrato volvieron a ser la primera causa de disputas en Norteamérica en 2024. La Get It Right Initiative (2016) estima que, sumando desperdicio no registrado, defectos latentes y costes indirectos, los errores cuestan entre el 10% y el 25% del coste del proyecto, unas siete veces el beneficio anual del sector en el Reino Unido.

Definir bien el alcance antes de aprobar el presupuesto también está medido. Con datos del Construction Industry Institute, Wang y Gibson (2002) encontraron que los edificios con el alcance bien definido antes de autorizar el presupuesto acabaron un 2,6% por encima de coste y un 2,7% por encima de plazo, frente al 12,9% y el 20,9% de los mal definidos.

Ejemplo hipotético de lo que vale un segundo par de ojos: en una obra de 400.000 €, detectar antes de firmar una desviación del 3% son 12.000 €. Con la referencia de 250-400 € por gremio, ese único hallazgo paga entre 30 y 48 mediciones externas. Es el mismo argumento que desarrollamos en cómo ahorra dinero la estimación de costes.

Mantener los precios al día también es trabajo

Un presupuesto no envejece despacio. Según la AGC (2022), los precios de los insumos de construcción no residencial subieron un 19,6% en 2021 y los productos de acería un 127,2% en doce meses, mientras que los precios que los contratistas decían que cobrarían solo subieron un 12,5%. Y con datos de la propia AGC en 2026, entre junio de 2025 y junio de 2026 los insumos subieron un 7,1% frente a un 3,5% de los precios de oferta: los contratistas seguían absorbiendo la diferencia.

Alguien tiene que mantener viva esa base de precios. En plantilla lo hace la misma persona que está midiendo, entre licitación y licitación, que es justo cuando no se hace. En una oficina externa es el producto, y el coste se reparte entre todos los clientes. No es un argumento moral: es simplemente dónde cae el trabajo.

El modelo mixto: filtrar dentro, detallar fuera

La discusión se plantea como si fuera todo o nada y casi nunca lo es, porque no todas las ofertas necesitan el mismo nivel de detalle. Según la clasificación de AACE International (RP 56R-08) para edificación y construcción general, una estimación de concepto (Clase 5) se mueve entre el -20/-30% y el +30/+50% del coste real, mientras que una Clase 1, hecha con medición detallada, se estrecha al -3/-5% y al +3/+10%.

Eso permite repartir el trabajo: una estimación rápida dentro de casa para decidir a qué se puja, y medición detallada, propia o externa, solo para lo que de verdad se va a presentar. Así el coste fijo se dimensiona para el filtro y el variable absorbe los picos. Puedes ver el nivel de detalle que pide una Clase 1 en los presupuestos de muestra.

Cómo decidirlo en tu empresa

Cuatro números y una conclusión:

1. El coste anual completo del puesto, no el salario.
2. Las licitaciones presentadas los últimos doce meses, mes a mes.
3. El mes más alto y el más bajo: esa es tu varianza real.
4. El porcentaje de ese trabajo que es medir y valorar, frente a compra, cambios y apoyo a obra.

Si el volumen es alto y estable y más de la mitad del puesto es trabajo que no se puede comprar por unidad, gana la plantilla. Si el volumen es bajo o irregular, o lo que necesitas es sobre todo medición fiable y a tiempo, gana el coste variable. Y si estás en medio, que es lo normal, gana el mixto. Lo que nunca funciona es contratar para el pico y pagarlo los doce meses.

Cómo trabajamos en Pr3cise

Pr3cise es una oficina técnica de estimación de costes que trabaja en remoto para constructoras, empresas de reformas, instaladores, promotores y arquitectos de España, Estados Unidos y Reino Unido. No sustituimos a tu jefe de compras ni a tu jefe de obra: cubrimos la parte que se puede comprar por unidad, la medición y la valoración, con precio cerrado por proyecto y entrega en días.

Nos envías los planos, y las mediciones si las tienes, y recibes un presupuesto por partidas con descompuestos y precios de mercado actualizados, en Excel, PDF o BC3/Presto. Si estás haciendo esta cuenta ahora mismo, pídenos un presupuesto y compárala con una cifra real en lugar de con una suposición.